Wie läuft die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz ab?

So startest du, welche Tools genutzt werden & wie Assista den Ablauf besonders einfach macht

Immer mehr Unternehmen in Wien und ganz Österreich nutzen virtuelle Assistenz, um Büroarbeit, Organisation und Social Media auszulagern und ihren Arbeitsalltag zu entlasten. Manche sind sich aber noch unsicher, wie die Zusammenarbeit konkret funktioniert. Muss man alle Prozesse detailliert erklären? Welche Tools werden verwendet? Und wie viel Zeit kostet die Einarbeitung wirklich?

Die gute Nachricht: Eine professionelle virtuelle Assistenz arbeitet strukturiert, klar und einfach & ist in wenigen Tagen einsatzbereit. Hier zeigen wir Schritt für Schritt, wie der Start mit uns, also der Assista Agency GmbH, abläuft und welche Tools sich in der Praxis bewährt haben.

1. Der erste Schritt: Ein unverbindliches Kennenlerngespräch

Bevor die Zusammenarbeit beginnt, führen wir ein kurzes, kostenloses Gespräch via Video-Call. Darin klären wir:

• Welche Aufgaben du abgeben möchtest

• Wie viel Zeit du im Alltag sparen willst

• Wo deine größten Engpässe liegen

• Welche Art von Unterstützung am meisten Sinn macht (Büro, Marketing, Social Media, HR, Organisation)

Dieses Gespräch gibt dir ein Gefühl für unsere Arbeitsweise und zeigt uns, wie wir dich am besten entlasten können.

2. Analyse & klare Aufgabenstruktur

Nach dem Gespräch erstellen wir eine klare, verständliche Aufgabenübersicht:

• Was übernehmen wir?

• Wie oft?

• In welchem Umfang?

• Was hat Priorität?

Dadurch weißt du ab Tag 1 ganz genau, wie die Zusammenarbeit abläuft – ohne Chaos oder lange Einarbeitung.

3. Auswahl des passenden Stundenpakets

Wir arbeiten bewusst ohne starre Verträge, sondern mit flexiblen Paketen:

• Stundenpakete (ab 69 € / Stunde)

• Monatliche Betreuung (z. B. 10 Stunden pro Monat für 649€)

• Individuelle Projekte (z. B. Social Media, Eventplanung, Organisation)

Du entscheidest selbst, wie viel Unterstützung du brauchst! Ohne Risiko oder Bindung.

4. Schneller Start durch effiziente Tools

Damit die Zusammenarbeit einfach und transparent bleibt, nutzen wir nur Tools, die überall funktionieren und intuitiv sind. Die wichtigsten Programme im Überblick:

✔ E-Mail & Kommunikation

• E-Mail, WhatsApp oder Microsoft Teams

• Klare Updates & schnelle Rückmeldungen

✔ Aufgabenmanagement

• Notion oder Asana – je nachdem, was für dich am einfachsten ist

• Klare Listen, Deadlines und Prioritäten

✔ Dateien & Dokumente

• Google Drive, OneDrive oder Dropbox

• Gemeinsame Ordner, klare Struktur

• Auf Wunsch richten wir dir eine komplette digitale Ablage ein

✔ Social Media & Marketing

• Canva

• Meta Business Suite

• Later oder Planoly (optional)

✔ Rechnungen & Buchhaltung

• Sevdesk oder deine bestehenden Systeme

• Wir passen uns deiner Infrastruktur an

  
  

5. Regelmäßige Updates – 100 % Transparenz

Damit du immer den Überblick behältst, gibt es je nach Wunsch:

• Regelmäßige Status-Updates

• Gemeinsame Check-ins

• Monatliche Zusammenfassungen

• Klare Zeiterfassung für volle Nachvollziehbarkeit

Unser Anspruch: Du musst nicht nachfragen – du wirst automatisch informiert.

6. Flexible Anpassung der Zusammenarbeit

Dein Unternehmen wächst? Dann wächst unsere Unterstützung mit. Du brauchst für eine Weile weniger Hilfe?Dann reduzieren wir die Stunden. Bei Assista gibt es keine starren Verpflichtungen, sondern maßgeschneiderte Entlastung, die sich an deinen Alltag anpasst.

Fazit: So einfach funktioniert digitale Unterstützung

Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz ist unkompliziert, professionell und flexibel. Mit klaren Strukturen, effizienten Tools und einem transparenten Ablauf wirst du bereits nach den ersten Tagen merken, wie viel Zeit und Energie du zurückgewinnst.

Du möchtest die ersten Aufgaben abgeben? Dann starte mit einem unverbindlichen Kennenlerngespräch & wir kümmern uns um den Rest.

www.assista-agency.com/kontakt